4 obszary finansów firmowych. O tym co i jak mieć pod kontrolą, by nie utonąć
Kiedy mówimy o finansach firmowych, te cztery obszary to absolutne fundamenty:
1️⃣ Doradztwo podatkowe – czyli jak legalnie nie płacić więcej, niż trzeba.
2️⃣ Księgowość – czyli dlaczego bałagan w fakturach to przepis na katastrofę.
3️⃣ Treasury – czyli kto pilnuje, żeby firma miała gotówkę.
4️⃣ Controlling – czyli finansowy GPS, który mówi, gdzie jedziemy i czy przypadkiem nie prosto w ścianę.
Te 4 obszary dotyczą niemalże każdego przedsiębiorcy i wydają się oczywistością w działaniu każdej firmy, ale w praktyce nie zawsze taką oczywistością są. Trzy przykłady na powyższe:
Przykład 1:
Wyobraź sobie, że chcesz rozpocząć swoją pierwszą działalność gospodarczą, powiedzmy, że myślisz o agencji marketingowej. Jestem prawie pewien, że jedną z pierwszych rzeczy jakie zrobisz to poszperanie w internecie i poszukanie informacji na temat form prowadzenia działalności gospodarczej, ich opodatkowania i wybrania, która z nich będzie dla ciebie najbardziej odpowiednia. Potem znajdziesz biuro rachunkowe, które poprowadzi twoją księgowość i rozliczenia podatkowe. Prowadząc swoją agencję będziesz wystawiał faktury i okresowo sprawdzał, czy wszyscy twoi kontrahenci zapłacili swoje zobowiązania. A jeżeli któryś tego nie zrobił, to zapewne do niego zadzwonisz i poprosisz, aby uregulował twoją należność. No i wreszcie na koniec miesiąca usiądziesz nad swoim rachunkiem bankowym i sprawdzisz, ile pieniędzy wpłynęło, ile wydałeś, ile ci zostało i podejmiesz decyzję, czy to już właściwy moment na wzięcie auta w leasing.I właśnie zrealizowałeś wszystkie 4 obszary finansów firmowych. Jasne, że fragmentarycznie i w bardzo niewielkim zakresie, ale jednak każdy z nich zagościł w twojej firmie. W dużych firmach do każdego z tych obszarów są często dedykowane osoby albo nawet całe zespoły zajmujące się tylko wybranymi aspektami w poszczególnych obszarach np. zajmujących się tylko i wyłącznie windykacją należności w ramach obszaru trzeciego.
Przykład 2:
Jakiś czas temu rozmawialiśmy z przedsiębiorcą na temat obsługi księgowej jego firmy. Pan prowadzi firmę produkcyjną, zatrudnia ponad 100 osób, osiąga kilkadziesiąt mln zł przychodu, a specyfiką jego działalności jest to, że musi zamawiać surowiec do produkcji z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, co wiąże się z ryzykiem kursowym, choć przed tym akurat można się zabezpieczyć poprzez odpowiednie instrumenty, ale także ryzykiem cenowym.Opowiada nam o tym, jak w pandemii ceny surowców potrzebnych do jego produkcji poszły tak mocno w górę przy praktycznie niezmienionych cenach jego produktów, że przez jakiś czas produkował ze stratą, co odbiło się na kondycji finansowej jego firmy i zastanawiał się, czy przypadkiem nie zbankrutuje. I uwaga, cały dowcip w tej historii polega na tym, że ów przedsiębiorca prowadził tę działalność na JDG, będąc na skali podatkowej. Co do zasady płaci 32% (o daninie solidarnościowej nie wspominam), nie mówiąc już o ryzykowaniu całym swoim majątkiem na wypadek, gdyby jednak po tej pandemii się nie odbił i uratował swoją firmę. Już na pierwszy rzut oka widać, że coś tu jest nie tak. Że forma działalności jest niewspółmierna do tego, co i w jakiej skali robi ten przedsiębiorca.Oczywistym wydaje się, że powinien udać się do doradcy podatkowego i być może pomyśleć o założeniu spółki z o.o. Albo może nawet kilku sp. z o.o. oddzielnie zajmujących się produkcją, sprzedażą czy przechowującą majątek? Nie wiem, nie jestem doradcą podatkowym, ale wydaje się, że warto w tej sytuacji zoptymalizować płacone podatki, a przede wszystkim ograniczyć ryzyko. Na moje pytanie, czemu nie skorzystał z usług doradcy, odpowiedział, że wiedział, że są tacy doradcy, ale nie do końca zdawał sobie sprawę, jakie ryzyko ponosi i nie czuł, że taka konsultacja jest potrzebna, a podatki to liczy jego żona i on się tym nie zajmuje. Niby oczywiste, że – szczególnie przy takiej skali działania – spotkanie z doradcą podatkowym przynajmniej raz w roku to element higieny podatkowej, ale jak widać, nie zawsze i nie dla każdego.
Przykład 3:
Agencja rekrutacyjna. Spotkanie dotyczące usługi zewnętrznego dyrektora finansowego, czyli z grubsza rzecz ujmując, obszaru nr 4 w naszych rozważaniach, a mianowicie controllingu. Agencja prowadzona przez 3 wspólników, od prawie 5 lat, sporo projektów rekrutacyjnych i doradczych. Do czasu naszego spotkania jedynymi działaniami kontrolingowymi prowadzonymi przez wspólników było sprawdzenie stanu gotówki na rachunku bankowym.Ok, ważna sprawa, ale jednak chyba to trochę za mało. Bo w firmie realizującej projekty warto jest wiedzieć, które z nich są rentowne, a które nie, na których klientach zarabiam, a na których nie.Przeliczenie 10 ostatnio zrealizowanych projektów uświadomiło właścicielom, że 3 z nich były kompletnie nierentowne, a kolejne 2 wyszły na 0. Pozostałe były rentowne, ale tylko 2 z nich BARDZO rentowne. Okazało się, że wspólnicy nie zdawali sobie sprawy, że jakiś czas temu przestali zarabiać na kliencie, z którym współpracowali już od 2 lat. Szybka symulacja pokazała, że rezygnacja z tego klienta nie tylko obniży im koszty działalności, ale paradoksalnie zarobią więcej i będą mieli więcej czasu dla siebie czy nowe projekty lub pomyślenie nad rozwojem firmy. W tym przypadku mniej znaczy więcej.Czy nie słyszeli oni o controllingu? Oczywiście, że słyszeli, ale skoro do tej pory kasa na koncie się zgadzała, to nie było motywacji, aby przyjrzeć się tym finansom bliżej.
Te cztery obszary w firmowych finansach, o których dzisiaj mówimy, decydują o tym, czy firma pływa po finansowym oceanie jak luksusowy jacht… czy jest jak stary, zdezelowany i przeciekający kajak na środku oceanu.Brzmi poważnie? No to może dzisiaj nieco w luźniejszym stylu, pogadajmy jak dobrzy znajomi przy kawie, bez zbędnego zadęcia i rozłóżmy to wszystko na czynniki pierwsze.
Doradztwo podatkowe – czyli legalne unikanie płacenia więcej niż trzeba
Płacenie podatków to nie jest problem – problemem jest płacenie ich ZA DUŻO. I właśnie od tego są doradcy podatkowi. To trochę jak zatrudnienie dobrego prawnika na proces rozwodowy – niby możesz wszystko zrobić na rozprawie sam, ale raczej skończy się to płaceniem więcej, niż trzeba (choć czasem i z prawnikiem u boku wydaje się, że sąd niesprawiedliwie podzielił majątek;-))
Ok, ale co robi doradca podatkowy?
- Pokazuje, jak legalnie obniżyć podatki (bo system podatkowy to bardziej labirynt niż prosta ścieżka),
- Pilnuje, żeby urząd skarbowy nie miał powodu do przyczepienia się,
- Tłumaczy przepisy, które są napisane tak, że nawet ich autorzy czasem nie wiedzą, o co chodzi.
Dobrzy doradcy podatkowi często działają cicho, ale skutecznie.I potrafią uratować firmę przed finansową masakrą. Przy okazji może warto też powiedzieć kilka słów o haśle „optymalizacja podatkowa” i obalić mit, czy pejoratywne zabarwienie, jakie mu towarzyszy. Wynika to zapewne z tego, jak traktowany jest ten temat w mediach czy nawet przez samego ustawodawcę. Ale ja chciałem głośno zaprotestować przeciwko takiemu podejściu.Bo czym innym jest zgodna z prawem optymalizacja wysokości płaconych podatków, a czym innym jest oszukiwanie i nielegalne unikanie opodatkowania. To dwa różne aspekty. Bo gdzie jest napisane, że przedsiębiorca ma płacić zawsze najwyższą stawkę podatkową, kiedy legalnie i zgodnie z prawem może płacić niższą? Jeżeli znasz słuchaczu taki przepis, to podeślij go proszę do mnie. Chętnie się z tym zapoznam.
Księgowość – jak nie zgubić się we własnych fakturach
Księgowość to ten dział, który wszyscy traktują jako „zło konieczne”, ale najczęściej tylko do czasu, kiedy zapuka US lub ZUS. Bo wtedy nagle okazuje się, że księgowy jest twoim najlepszym przyjacielem, a zaraz za nim doradca podatkowy.Pomyśl o księgowości jak o dziale, który chroni cię przed US i ZUS-em. Dziale, który:
- Pilnuje, żeby faktury były na miejscu, bo bez nich nic się nie zgadza.
- Upewnia się, że podatki są zapłacone – i to na czas, bo skarbówka nie lubi spóźnialskich.
- Tworzy raporty finansowe, które mówią, czy firma jest na plusie, czy właśnie zbliża się do strefy zagrożenia.
Bez księgowości firma działałaby na czuja. A wiadomo, że „na czuja” to można wybierać smak lodów, a nie prowadzić biznes. Bez dobrze zorganizowanej księgowości nagle okazuje się, że nikt nie pilnuje handlowców, którzy przez pół roku wożą faktury paliwowe w schowku samochodu, a właściciel spółki będącej na estońskim CIT bierze na firmę fakturę za dentystę i myśli, że wszystko jest w porządku. A potem jest zdziwiony, że US uznał to za ukrytą dywidendę i nakazał zapłacić właścicielowi od tego wydatku firmowego podatek.
Treasury – czyli kto pilnuje, żeby nie zabrakło kasy
Treasury to taki finansowy strażnik gotówki. Bo co z tego, że firma ma pierdyliony złotych w niezapłaconych fakturach? Jeśli na koncie jest zero, to znaczy, że ktoś dał ciała.Za co odpowiada treasury?
- Pilnuje przepływów pieniężnych – czyli żeby firma miała gotówkę, kiedy jej potrzebuje,
- Organizuje finansowanie – bo czasem trzeba wziąć kredyt, a czasem wyemitować obligacje,
- Inwestuje nadwyżki – bo czasami bezproduktywne trzymanie kasy na koncie to jak trzymanie jedzenia w otwartej lodówce.
To ważny obszar, który dba o gotówkę, która jest jak krew w krwioobiegu – musi płynąć, inaczej firma umiera. Ja kiedy myślę o tym obszarze, to od razu przychodzi mi do głowy Gollum z filmu „Władca Pierścieni”, który ciągle powtarzał “my precious”. Warto w firmie mieć takiego Golluma, który pilnuje twojej firmowej kasy jak największego skarbu.
Controlling – czyli finansowy GPS dla firmy
Każdy, kto kiedykolwiek próbował dojechać gdzieś bez mapy, wie, jak łatwo wylądować w lesie. I dokładnie tak samo jest z biznesem bez controllingu.Czym zajmuje się controlling? Na dużym stopniu ogólności można powiedzieć, że:
- Analizuje koszty i rentowność – czyli sprawdza, czy firma nie wydaje więcej, niż zarabia,
- Tworzy budżety i prognozy – czyli planuje przyszłość zamiast liczyć na cud,
- Monitoruje, czy wszystko idzie zgodnie z planem – a jeśli nie, to dzwoni na alarm.
Dobrze działający i zorganizowany controlling potrafi czynić różnicę w stylu „idziemy na giełdę” a „idziemy na dno”.
Krótkie Podsumowanie: jak te wszystkie obszary działają razem?
Kolejna metafora – wyobraź sobie firmę jako statek:
- Doradztwo podatkowe to sternik, który omija rafy podatkowe,
- Księgowość to kapitan, który dba, żeby wszystko było w papierach. Bo jak wpadnie straż przybrzeżna, to dziennik pokładowy musi być kompletny i skrupulatnie wypełniony.
- Treasury to zaopatrzeniowiec, który pilnuje, żeby było paliwo, jedzenie, napoje i inne zapasy.
- Controlling to nawigator, który mówi, czy płyniemy we właściwym kierunku.
Jeśli każdy z tych działów działa dobrze – firma płynie do przodu. Jeśli któryś zawodzi… no cóż, jest ryzyko, że skończy jak Titanic…I tym morskim akcentem kończę dzisiejsze rozważania! Jeśli masz pytania albo chcesz się podzielić swoją historią – wpadaj w komentarze na LinkedInie, Facebooku czy YouTubie.
Posłuchaj ten odcinek podcastu tutaj.
