Mała firma i podatki: Jak zmniejszyć koszty podatkowe? Sprawdzone sposoby na obniżenie podatków

Prowadzenie małej firmy w Polsce wymaga nie tylko pasji i determinacji, ale również umiejętności zarządzania finansami. Aby efektywnie prowadzić firmę, potrzebna jest wiedza dotycząca aktualnych zmian w przepisach i aktywne dążenie do optymalizacji podatkowej. Codzienne wyzwania związane z bieżącą działalnością oraz zmagania związane z interpretacją złożonych regulacji sprawiają, że łatwo przegapić korzystne rozwiązania, które mogłyby wspomóc rozwój firmy.

Jako główna księgowa z wieloletnim doświadczeniem zauważam, jak często przedsiębiorcy nie korzystają w pełni z dostępnych ulg i preferencji, tracąc przy tym szansę na oszczędności. Zrozumiałe jest, że przy licznych obowiązkach trudno śledzić wszystkie zmiany i niuanse w przepisach. 

Warto więc rozważyć wsparcie doradcy finansowego lub podatkowego, który pomoże stworzyć strategię dopasowaną do specyfiki firmy. W przeciwnym razie dobrze jest przyjrzeć się kilku sprawdzonym metodom, które nie tylko obniżą koszty podatkowe, ale też pomogą lepiej zarządzać budżetem.

Wybór odpowiedniej formy opodatkowania

Jednym z pierwszych kroków przy zakładaniu firmy jest wybór formy opodatkowania. Najlepiej zrobić to jednak we współpracy z doradcą podatkowym, który przedstawi możliwości i pomoże wybrać najkorzystniejszą opcję. Dla wielu przedsiębiorców to decyzja, której znaczenie ujawnia się dopiero po kilku miesiącach, kiedy zaczynają przychodzić pierwsze faktury. Sama pamiętam moment, kiedy pracowałam z klientem, który wybrał opodatkowanie na zasadach ogólnych, choć jego biznes idealnie pasowałby do podatku liniowego. W wyniku przeglądu jego sytuacji, udało się zmienić formę opodatkowania, co przyniosło mu oszczędności rzędu kilkunastu tysięcy złotych w skali roku. To pokazuje, że warto ‘odrobić zadanie domowe’ zanim zdecydujemy się na złożenie dokumentów w wybranym biurze księgowym.  

Jak wybrać najlepszą formę opodatkowania?

Każda forma opodatkowania – czy to zasady ogólne, ryczałt, czy podatek liniowy – ma swoje zalety i wady. Wybór powinien zależeć od kilku kluczowych czynników:

• Wysokość przychodów

Małe firmy, które generują niskie przychody, mogą skorzystać na uproszczonej formie opodatkowania, takiej jak ryczałt, gdzie przedsiębiorca płaci niższy podatek od przychodów bez możliwości odliczenia kosztów. Kolejnym korzystnym rozwiązaniem dla tej grupy przedsiębiorców jest skala podatkowa, głównie ze względu na możliwość zastosowania kwoty wolnej od podatku. Do 30 000 PLN przychody nie są opodatkowane, co zmniejsza całkowite zobowiązania podatkowe (po przekroczeniu kwoty wolnej, obowiązują dwa progi podatkowe: 12% od dochodu w przedziale 30 001 – 120 000 PLN i 32% dla dochodów przekraczających 120 000 PLN). Kwota wolna i progresywność skali podatkowej pozwalają w ten sposób na oszczędności podatkowe, których nie zapewnia podatek liniowy.

• Koszty uzyskania przychodu 

Jeżeli w Twojej firmie ponosisz dużo kosztów, warto wybrać opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatek liniowy, gdzie możesz je odliczyć.

• Branża działalności

Niektóre formy opodatkowania są bardziej opłacalne dla konkretnych branż. Na przykład ryczałt może być korzystny dla branży usługowej, gdzie koszty prowadzenia działalności są relatywnie niskie. Należy jednak pamiętać, że pewne działalności są wyłączone z ryczałtu, jak na przykład apteki. Dodatkowo, świadcząc usługi dla byłego pracodawcy, przedsiębiorca jest zobligowany do rozliczania się według skali podatkowej.

Oczywiście zawsze zachęcamy do skonsultowania się z doradcą podatkowym przed podjęciem decyzji. Niewłaściwy wybór może bowiem prowadzić do niepotrzebnych kosztów.

Wykorzystanie ulg podatkowych

Ulgi podatkowe to jedno z najbardziej niedocenianych narzędzi przez małych przedsiębiorców. Są one dostępne w różnym zakresie, w zależności od formy opodatkowania. Wybierając zasady ogólne, można skorzystać m.in. z rozliczenia wspólnego z małżonkiem, co może być korzystne, gdy druga osoba ma niskie dochody. Dla przedsiębiorców korzystających ze skali podatkowej dostępna jest również ulga na dzieci oraz na działalność badawczo-rozwojową (B+R), z której można korzystać nawet w branżach niezwiązanych bezpośrednio z przemysłem ciężkim.

Przykład zastosowania ulgi B+R

Jeden z naszych klientów prowadził firmę technologiczną i rozwijał oprogramowanie dla lokalnych przedsiębiorstw. Dopiero po naszej rozmowie uświadomił sobie, że może skorzystać z ulgi B+R, mimo że jego działalność nie była związana bezpośrednio z przemysłem ciężkim czy zaawansowanymi badaniami naukowymi. Dzięki zastosowaniu tej ulgi, udało się obniżyć jego zobowiązania podatkowe, a zaoszczędzone środki mogły zostać zainwestowane w rozwój firmy.

Inną popularną ulgą jest ulga na inwestycje ekologiczne. Przedsiębiorcy, którzy inwestują w panele fotowoltaiczne, energooszczędne urządzenia czy inne technologie przyjazne środowisku, mogą liczyć na dodatkowe korzyści podatkowe.

Amortyzacja majątku firmy

Amortyzacja pozwala na rozłożenie kosztów zakupu środków trwałych w czasie. W małych firmach często nie zdajemy sobie sprawy, że zakup sprzętu, maszyn czy nawet samochodów firmowych trzeba amortyzować (chyba że możliwe jest jednorazowe zaliczenie wydatku do kosztów, firma korzysta z jednorazowej amortyzacji lub pomocy de minimis), co pozwala stopniowo obniżać podatek dochodowy.

Kiedy warto amortyzować środki trwałe?

Dla wielu przedsiębiorców, zakup nowego sprzętu to duży wydatek. Jeśli jednak dobrze zaplanujesz amortyzację, możesz zmniejszyć swoje roczne zobowiązania podatkowe. Jedną z metod jest jednorazowa amortyzacja, która jest najbardziej opłacalna dla środków trwałych o niższej wartości. W przypadku większych inwestycji, amortyzacja liniowa (równomierne rozłożeniu kosztów zużycia przez cały okres jego użytkowania) lub degresywna (wyższe odpisy amortyzacyjne na początku okresu użytkowania, które zmniejszają się w kolejnych latach) może przynieść korzyści w dłuższym okresie.

Środki trwałe o wyższej wartości (do kwoty 50 000 EUR – wg kursu NBP na dzień 1 października poprzedniego roku) w przypadku małych podatników (przychody < 2 mln EUR) i tych, którzy dopiero zaczynają działalność, również mogą być amortyzowane jednorazowo, przy spełnieniu następujących warunków: 

• Są to środki trwałe z grupy 3-8 KŚT (np. maszyny, urządzenia). Budynki i wartości niematerialne są wykluczone.
• Wartość początkowa musi przekraczać 10 000 PLN (niższe można zaliczyć w koszty bez amortyzacji).
• Konieczne jest prawidłowe zapisanie amortyzacji w księgach.

Amortyzacja pozwala na rozłożenie kosztów zakupu środków trwałych, obniżając podstawę opodatkowania i poprawiając płynność finansową. Dla małych podatników oraz firm rozpoczynających działalność dostępna jest jednorazowa amortyzacja jako pomoc de minimis. Można ją zastosować do środków trwałych z grupy 3-8 KŚT o wartości do 50 000 EUR, z wyłączeniem budynków i wartości niematerialnych. Alternatywnie, w przypadku wyższych inwestycji, dostępne są amortyzacje liniowa lub degresywna, które umożliwiają stopniowe rozliczanie kosztów.

Koszty uzyskania przychodu

Jedną z najważniejszych zasad w optymalizacji podatkowej jest umiejętne odliczanie kosztów uzyskania przychodu. To, co wielu przedsiębiorców pomija, to fakt, że do kosztów można zaliczyć nie tylko te oczywiste wydatki, jak wynajem biura czy zakup materiałów biurowych, ale również te mniej oczywiste, jak np. szkolenia, podróże służbowe, a nawet niektóre narzędzia online. 

Ważne jest jednak, aby pamiętać, że nie każdy wydatek może być uznany za koszt podatkowy – musi on mieć bezpośredni związek z prowadzoną działalnością i nie może być wymieniony w przepisach jako wyłączony z kosztów (np. grzywny i odsetki za zwłokę, wydatki na działalność dobroczynną i socjalną na rzecz pracowników, wystawne spotkania, prezenty o wysokiej wartości). Kosztem będą więc wszystkie wydatki, które przedsiębiorca ponosi z myślą o uzyskaniu przychodów lub utrzymaniu źródła przychodów.

Jakie koszty warto uwzględniać?

Przykładem może być firma, z którą współpracujemy – zajmują się oni sprzedażą online, a właściciel regularnie uczestniczy w branżowych konferencjach. Dopiero po naszej pierwszej konsultacji zdał sobie sprawę, że bilety na konferencje, koszty podróży i zakwaterowania mogą być odliczone od przychodów.

Optymalizacja wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych

Jeśli zatrudniasz pracowników, warto rozważyć optymalizację kosztów wynagrodzeń. 

Jak optymalizować wynagrodzenia?

Dzięki oferowaniu benefitów, takich jak karty sportowe, ubezpieczenia zdrowotne czy bony świąteczne. Przykład wielu firm pokazuje, że po wprowadzeniu świadczeń pozapłacowych udaje się nie tylko zwiększyć zainteresowanie aplikujących o pracę, ale również zoptymalizować podatki.

Leasing operacyjny – korzyści podatkowe

Dla wielu małych firm, leasing operacyjny to świetne narzędzie do optymalizacji podatkowej. Dzięki niemu można rozłożyć koszty zakupu sprzętu czy samochodów na kilka lat i stopniowo obniżać podatki. Leasing operacyjny daje również możliwość elastycznego dopasowania wysokości rat do sezonowości dochodów. Oznacza to, że firmy działające sezonowo, takie jak np. w branży turystycznej czy rolnictwie, mogą negocjować raty sezonowe – wyższe w okresach wzmożonej działalności i niższe w miesiącach z mniejszymi przychodami. To pozwala na lepsze zarządzanie płynnością finansową i minimalizację ryzyka nadmiernego obciążenia budżetu.

Leasing operacyjny a finansowy – co wybrać?

W leasingu operacyjnym raty leasingowe, choć nie zawsze w całości (dotyczy to szczególnie samochodów osobowych – w polskich przepisach podatkowych wprowadzono limit, który ogranicza możliwość odliczenia kosztów leasingu dla aut osobowych o wyższej wartości), są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, co zmniejsza podstawę opodatkowania. Jest to korzystne zwłaszcza dla firm, które często wymieniają lub modernizują swoje zasoby, takie jak flota pojazdów czy maszyny. Po zakończeniu umowy leasingowej leasingobiorca ma możliwość wykupu przedmiotu, choć nie jest to obowiązkowe, co zapewnia większą elastyczność.

W leasingu finansowym przedmiot leasingu od początku jest zaliczany do majątku leasingobiorcy, który dokonuje jego amortyzacji, co zwiększa koszty uzyskania przychodu firmy. Odsetkowa część rat leasingowych również jest kosztem uzyskania przychodu, natomiast część kapitałowa raty nie jest kosztem podatkowym, ponieważ stanowi spłatę wartości początkowej przedmiotu.

Po spłacie wszystkich rat leasingowych przedmiot przechodzi na własność leasingobiorcy bez potrzeby dodatkowego wykupu, ponieważ umowa leasingu finansowego zwykle zakłada przeniesienie własności po zakończeniu okresu spłat.

Rejestracja w VAT – kiedy warto?

Nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę, że rejestracja jako podatnik VAT może przynieść korzyści, zwłaszcza jeśli firma współpracuje głównie z innymi firmami. Odliczenie VAT od zakupów to jedno z najważniejszych narzędzi optymalizacji podatkowej.

Jakie są korzyści z rejestracji w VAT?

Jeśli regularnie ponosisz koszty związane z zakupem towarów czy usług, rejestracja w VAT pozwala na odzyskanie podatku, co realnie obniża koszty prowadzenia działalności. 

Dla firm usługowych, takich jak salony kosmetyczne, rejestracja w VAT może przynieść szczególne korzyści: usługi kosmetyczne są opodatkowane niższą stawką 8%, podczas gdy materiały, jak kosmetyki czy sprzęt, są nabywane z VAT-em na poziomie 23%. W efekcie firma może odzyskać część tego podatku, obniżając swoje koszty. Podobnie działa to w salonach fryzjerskich, które mogą zoptymalizować koszty, będąc czynnym podatnikiem VAT – zwłaszcza przy zakupie produktów i materiałów potrzebnych do usług.

Warto jednak pamiętać, że nie zawsze rejestracja VAT-u jest korzystna – szczególnie w przypadku firm świadczących usługi dla konsumentów indywidualnych, gdzie VAT może podnieść ceny. 

Korzyści podatkowe z opłacania składek ZUS

Opłacanie składek ZUS może przynieść korzyści podatkowe, ponieważ większość z nich można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, co pozwala obniżyć podstawę opodatkowania. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy regularnie opłacają składki, zmniejszają swoje zobowiązania podatkowe, co pozytywnie wpływa na ich sytuację finansową.

Składki, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, to:

• Składka emerytalna, rentowa i wypadkowa – składki te obniżają kwotę dochodu, od której obliczany jest podatek.
• Składka chorobowa – również zaliczana do kosztów uzyskania przychodu, choć jest ona dobrowolna dla przedsiębiorców.
• Składka na Fundusz Pracy – składka, która wspiera system wsparcia dla bezrobotnych i również może być odliczana od dochodu.

Składka zdrowotna natomiast jest wyjątkiem. W 2022 roku zasady jej odliczania zmieniły się i obecnie tylko część tej składki (w ograniczonym zakresie, zależnie od formy opodatkowania) może zostać odliczona od dochodu. Składka zdrowotna stanowi więc dodatkowy wydatek, którego nie można w całości odliczyć.

Dzięki odpowiedniemu wyborowi formy opodatkowania, wykorzystaniu ulg, amortyzacji oraz optymalizacji kosztów i wynagrodzeń, możesz skutecznie obniżyć obciążenia podatkowe. Jest to szczególnie istotne dla właścicieli małych i średnich firm, którzy nie posiadają własnego działu księgowości – warto wtedy skonsultować się z księgową lub doradcą podatkowym. 

Dla większych spółek korzystnym rozwiązaniem może być współpraca z Zewnętrznym Centrum Finansowo-Księgowym, gdzie profesjonaliści zajmą się Twoją firmą kompleksowo, dostosowując działania do indywidualnych potrzeb. Taka współpraca może okazać się najlepszym rozwiązaniem kosztowym, zapewniając najwyższy poziom obsługi przez doświadczonych ekspertów, bez potrzeby zatrudniania całego działu księgowości.

Współautorem artykułu jest Julia Reczyńska | Ekspert ds. księgowości dla MiŚ w Cafe Finance Group