Jak zwiększyć stabilność finansową i efektywność zarządzania finansami w klubie sportowym

Zarządzanie finansami w klubach sportowych to zadanie pełne wyzwań, które wcale nie kończy się na pasji do sportu. Choć sportowy świat jest pełen emocji i rywalizacji, za kulisami każda decyzja finansowa ma ogromne znaczenie. Bywa, że kluby sportowe, mimo entuzjazmu i chęci do działania, spotykają się z trudnymi decyzjami, które wymagają chłodnej kalkulacji i strategicznego podejścia. I nie zawsze jest łatwo. Czasem trzeba sięgnąć po pomoc z zewnątrz.

Pierwsze spotkanie z klubem – od liczb do zaufania

Każde nasze spotkanie z klubem sportowym rozpoczyna się podobnie. Na stole zarządu leżą segregatory wypełnione fakturami, umowami sponsorskimi i listami płac zawodników. Pada podstawowe pytanie: Czy wiecie, jaki procent budżetu stanowią pensje zawodników? Odpowiedź rzadko bywa zaskakująca – zazwyczaj brak takiej wiedzy jest powodem chaosu w finansach. Po analizie okazuje się, że wynagrodzenia pochłaniają większość budżetu, co praktycznie uniemożliwia jakiekolwiek inwestycje w rozwój klubu.

Jak zamienić chaos w stabilność finansową?

Na tym etapie jako Zespół Specjalistów Cafe Finance Group rozpoczynamy od kilku podstawowych działań:

1. Audyt wydatków – analizujemy każdy wydatek, aby zidentyfikować niepotrzebne koszty i obszary wymagające optymalizacji.
2. Budowa budżetu od nowa – tworzymy realistyczny plan finansowy, uwzględniający nie tylko pensje zawodników, ale także rezerwę na nieprzewidziane wydatki.
3. Negocjacje ze sponsorami – poprawa przejrzystości finansowej pomaga przyciągnąć nowych sponsorów i zwiększyć zaangażowanie obecnych partnerów.

Dzięki podobnemu podejściu udało się wprowadzić zmiany w PGE Skra Bełchatów. Jak wspomina zarząd klubu:

„Cafe Finance Group pomogło nam zrozumieć, że sukces sportowy to także odpowiedzialność finansowa. Dzięki współpracy zaczęliśmy podejmować świadome decyzje, które przyniosły stabilność i rozwój.”

Sukces z PGE Skra Bełchatów

Praca z klubami sportowymi to często nie tylko analizy finansowe, ale także rozwiązywanie problemów księgowo-kadrowych i budowanie strategii krok po kroku. Idealnym przykładem jak zewnętrzna perspektywa może zmienić sytuację klubu, jest historia współpracy z klubem siatkarskim PGE Skra Bełchatów.

Od kryzysu do stabilizacji

Nasza współpraca rozpoczęła się w momencie, gdy sytuacja finansowa klubu była niezwykle trudna. Poprzedni zarząd pozostawił klub z minimalnymi środkami finansowymi, a analiza dokumentów ujawniła znaczące zobowiązania, które nie były wcześniej uwzględniane w księgach.

Transparentna diagnoza sytuacji finansowej 

Pierwszym krokiem było dokładne zewidencjonowanie zobowiązań oraz przychodów, by zarząd miał pełną świadomość tego, na czym stoi klub. Przygotowaliśmy szczegółowe raporty, które pozwoliły zarządowi przejść do transparentnych rozmów z głównym sponsorem. Dzięki temu udało się przedłużyć współpracę na nowych warunkach, kluczowych dla funkcjonowania klubu.

Przygotowanie narzędzi do symulacji kontraktów

W tak trudnej sytuacji czas grał ogromną rolę. Klub musiał szybko zakontraktować nowych zawodników, co w siatkówce zwykle planuje się z rocznym wyprzedzeniem. Aby usprawnić ten proces, stworzyliśmy narzędzie do zarządzania budżetem w czasie rzeczywistym. Dzięki symulacjom możliwe stało się dokładne przeliczenie, na co klub stać w kontekście nowych kontraktów. Zaprojektowaliśmy system, który pozwalał na realne obliczenie warunków finansowych każdego kontraktu, pomagając w decyzjach związanych z podpisywaniem umów z zawodnikami. To narzędzie było nieocenione w negocjacjach i zapewniło kontrolę nad wydatkami.

Restrukturyzacja zadłużenia

Kolejnym krokiem było stworzenie narzędzi, takich jak budżet, plan finansowy i preliminarz płatności, które pozwalały zarządowi na bieżąco monitorować sytuację finansową klubu. Mieliśmy również na celu przeprowadzenie restrukturyzacji zadłużenia klubu i w ciągu dwóch lat uregulować przeszłe zobowiązania. Podjęliśmy negocjacje z wierzycielami, uzgadniając warunki spłaty, które umożliwiły klubowi odzyskanie płynności. Redukcja części zobowiązań oraz rozłożenie spłat na raty dały oddech finansowy potrzebny do dalszego rozwoju. Podpisanie porozumień z wierzycielami pozwoliło klubowi uniknąć także negatywnego PR-u.

Optymalizacja kosztów i usprawnienia organizacyjne

Dokładne przeanalizowanie kosztów w klubie, takich jak wydatki na sprzęt marketingowy, zarządzanie sklepikiem czy magazynowaniem pozwoliło nam osiągnąć istotne oszczędności, wynoszące nawet kilkaset tysięcy złotych rocznie. 

Zidentyfikowaliśmy także inne obszary wymagające poprawy poprzez zmapowanie procesów w dziale finansowo-administracyjnym oraz stworzenie matrycy wskaźników procesowych. Dzięki temu klub zauważył nadmiarowe etaty i luki kompetencyjne. Nie udało nam się jednak doprowadzić do zmapowania procesów w całej organizacji, a wiemy, że tam także istniały szanse na optymalizację kosztową. 

Budowanie zaufania

Transparentność była fundamentem całej strategii. Dzięki dokładnym raportom i przejrzystości finansowej udało się odzyskać zaufanie nie tylko sponsorów, ale także pracowników klubu. 

Finanse klubu to gra zespołowa

Z perspektywy Zewnętrznego Dyrektora Finansowego mogę powiedzieć jedno – każdy klub, niezależnie od wielkości, może odnieść sukces, jeśli podejdzie do finansów jak do strategii na boisku. 

Sport to emocje – finanse to strategia

Sport to emocje – wiem o tym doskonale. Kiedy na boisku rozgrywa się decydujący mecz, nikt nie myśli o budżetach, fakturach czy raportach finansowych. Ale jako Dyrektor Finansowy Cafe Finance Group, muszę patrzeć na rzeczywistość z chłodną kalkulacją.

Jakie działania warto wdrożyć w każdym klubie sportowym?

Zarządzający klubem sportowym powinni wziąć pod uwagę kilka aspektów:

• Wdrożenie systemu zarządzania finansami, który umożliwi dokładne monitorowanie przychodów i kosztów.
• Planowanie finansowe, które uwzględnia wszystkie zmienne, w tym negocjacje z zawodnikami, sponsorami i partnerami.
• Transparentność w komunikacji z kluczowymi interesariuszami, w tym z głównymi sponsorami.
• Regularne analizy procesów finansowych, operacyjnych i organizacyjnych, aby minimalizować koszty i poprawiać efektywność. Wprowadzenie nowoczesnych narzędzi, takich jak elektroniczne systemy zarządzania dokumentami, oraz świadome zarządzanie zasobami ludzkimi mogą znacząco wpłynąć na długoterminową stabilność i sukces klubu.
• Zewnętrzna pomoc ekspercka, czyli korzystanie z usług profesjonalnych doradców finansowych, którzy w razie potrzeby wprowadzą rozwiązania pomagające w sytuacjach kryzysowych.

Współpraca Cafe Finance Group z PGE Skra Bełchatów w szczególny sposób pokazuje jak zewnętrzna perspektywa dyrektora finansowego może wyprowadzić finanse klubu na prostą.

Klub zmagał się z problemami finansowymi, które wynikały z braku długofalowej strategii. Dzięki naszej współpracy udało się między innymi:

• • Zoptymalizować strukturę wydatków co zwiększyło płynność finansową.
  • Wprowadzić narzędzia do zarządzania budżetem w czasie rzeczywistym.
  • Znacząco zrestrukturyzować zadłużenie klubu.

Jak podkreślił zarząd klubu:
„Dzięki wsparciu Cafe Finance Group mogliśmy skupić się na tym, co najważniejsze – sukcesach na boisku, mając pewność, że nasze finanse są w dobrych rękach.”

Jakie finansowe rady daję właścicielom i zarządom klubów sportowych?

Z doświadczenia wiem, że dobre zarządzanie finansami wymaga kilku podstawowych zasad:

1. Pilnuj wydatków na pensje zawodników – nie powinny przekraczać 65% budżetu. Większe wydatki zwiększają ryzyko niewypłacalności.
2. Zbuduj fundusz rezerwowy – w sporcie niespodziewane wydatki to norma. Zabezpieczenie 10% budżetu pozwala spać spokojniej.
3. Inwestuj w młodzież – rozwój lokalnych talentów to nie tylko oszczędność, ale i szansa na dodatkowe przychody z transferów.
4. Dbaj o relacje ze sponsorami – regularne spotkania, raporty i przejrzystość finansowa to klucz do długoterminowej współpracy.
5. Nieustannie optymalizuj koszty operacyjne – mapowanie procesów operacyjnych czy renegocjacje umów pozwalają na lepsze zarządzanie zasobami, eliminują zbędne wydatki i mogą przynieść spore oszczędności.

Sport to emocje, ale zarządzanie klubem sportowym to już biznes. Jeśli chcesz, aby Twój klub działał jak dobrze zarządzana firma – musisz zapewnić mu stabilność finansową.

Czy Twój Klub Jest Gotowy na Grę o Najwyższą Stawkę?

Zawalcz o stabilność finansową z Cafe Finance Group. Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości współpracy naszych ekspertów z Twoim klubem.

Referencje Zarządu Klubu PGE Skra Bełchatów

Od momentu wejścia ekspertów z Cafe Finance Group w marcu 2023 roku, nasz klub, PGE Skra Bełchatów, doświadczył rewolucyjnej zmiany w podejściu do finansów. Dzięki szczegółowym analizom oraz audytom, grupa CF była w stanie przewidzieć sytuację klubu z dużym wyprzedzeniem i przygotować Zarząd na konkretne działania. Efektem było znaczne polepszenie świadomości finansowej oraz wzrost stabilności finansowej.

 

Niezwykle doceniamy merytoryczne przygotowanie, edukację oraz wsparcie w zakresie finansów oraz indywidualne podejście do klubu, jako środowiska sportowego. Cafe Finance Group nie tylko trzeźwo patrzy na liczby, dane i wyniki, ale także rozumie potrzeby klubu, zawodników oraz sponsorów. Zna i rozumie zachodzące w klubach zależności i schematy, co jest niezwykle ważne. Dzięki zastosowanym środkom zapobiegawczym, prowadzonym rozmowom z ekspertami oraz elastycznemu podejściu, klub zaczął podejmować świadome i strategiczne decyzje w zakresie finansów.

 

Mogę zdecydowanie stwierdzić, że jakość wykonanych usług i doświadczenie idą w parze z partnerstwem i zaangażowaniem Zespołu CFG.

Przeczytaj więcej na naszym profilu LinkedIn!