Kasowy PIT – dla kogo, po co i czy to w ogóle ma sens?

Rozważania młodego buchaltera 🙃

Długo zapowiadana zmiana przepisów stała się obowiązującym prawem i wreszcie przedsiębiorcy mogą płacić podatki metodą kasową. Warto przyjrzeć się zmianom, które właśnie nadeszły i obowiązują od 1 stycznia 2025 r. W tym artykule zajmiemy się metodą kasową dotyczącą podatku PIT. 

A zatem przyjrzyjmy się temu jak było do końca 2024 roku, a jak jest teraz. Aby zobrazować temat musimy przeanalizować przychody, koszty oraz moment ich powstania w kontekście rozliczeń podatkowych. 

Przychód w podatku dochodowym

Prowadzący działalność gospodarczą wiedzą, że co do zasady, od każdego wystawionego dokumentu sprzedaży, w trakcie trwania roku podatkowego, należy zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy. Ustawodawca mówi tu o kwotach należnych czyli poza standardowymi fakturami sprzedaży są to także kwoty uzyskane ze sprzedaży środków trwałych, różnice kursowe czy świadczenia nieodpłatne. Zatem przychód w działalności gospodarczej stanowią kwoty z ww. tytułów, nawet jeśli nie zostały faktycznie otrzymane. To tzw. memoriałowa metoda ustalania przychodów, które należy wykazać bez względu na termin ich otrzymania i fakt czy rzeczywiście dany przedsiębiorca je otrzymał. Warto dodać, że czynny podatnik podatku VAT wykazuje taki przychód w kwocie netto (bez kwoty VAT-u).

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w praktyce

Pan Tomasz prowadzi hurtownię części samochodowych w postaci jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) i jest czynnym podatnikiem VAT. Dnia 25.06.2024 r. wystawił fakturę na 1230 zł brutto, za sprzedaż klocków hamulcowych dla jednego z warsztatów samochodowych, z terminem płatności na 10.07.2024 r. Przychodem w podatku PIT dla czynnego podatnika VAT będzie kwota 1000 zł netto i zostanie ona zaliczona do podstawy opodatkowania za miesiąc czerwiec. 

I tu dotykamy kluczowej kwestii w kontekście tzw. kasowego PIT (o samym kasowym PITcie później, ale te informacje będą pomocne właśnie na dalszym etapie naszych rozważań), a mianowicie momentu powstania obowiązku podatkowego w PIT.

Nie wchodząc zbytnio w przepisy prawne należy stwierdzić, że za datę powstania przychodu uważa się:

• dzień wydania rzeczy
• dzień zbycia prawa majątkowego
• dzień całkowitego lub częściowego wykonania usługi

Jednak to wszystko co powyżej obowiązuje, ale nie później niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności. 

Dla zobrazowania powyższego kolejny przykład bazujący na hurtowni Pana Tomasza. Pan Tomasz pozyskał nowego odbiorcę w postaci warsztatu samochodowego, ale oddalonego o 100 km od miejsca jego hurtowni. Umówił się z nowym kontrahentem, że pierwszą dostawę części zrealizuje dla niego wysyłając przesyłkę kurierem, ale dopiero po opłaceniu całego zamówienia z góry przez nowego kontrahenta. Dnia 31 sierpnia 2024 roku na konto firmowe Pana Tomasza wpłynęła zapłata za zamówione części. 1 września Pan Tomasz wysłał zamówiony towar kurierem do kontrahenta. W tym przypadku księgowa Pana Tomasza zaliczy ów przychód do miesiąca sierpnia. 

Zatem przychód jest wykazywany w momencie uregulowania należności ponieważ nastąpiła ona wcześniej niż wydanie towaru. Gdyby Pan Tomasz otrzymał zamówienie 31 sierpnia, ale części wysłał 1 września wraz z fakturą datowaną także na 1 września, a zapłatę np. 1 października (bo udzielił kontrahentowi 30 dniowego kredytu kupieckiego), wtedy moment uzyskania przychodu zostałby określony na wrzesień – dzień wystawienia faktury i wydania towaru (tak się złożyło, że oba terminy są tożsame). 

Dla uproszczenia, przychód jest wykazywany w momencie: wydania towaru, częściowego lub całkowitego wykonania usługi, wystawienia faktury lub otrzymania zapłaty i, co do zasady, moment jego wykazania zależy od tego co nastąpi pierwsze.  

Zanim przejdziemy do opisania czym różni się kasowy PIT od memoriałowej zasady rozliczania przychodów i kosztów, powinniśmy się jeszcze przyjrzeć rozliczaniu kosztów uzyskania przychodów w metodzie memoriałowej.

Rozliczanie kosztów uzyskania przychodów w metodzie memoriałowej

Dla przypomnienia dodamy, że nasze rozważania cały czas dotyczą osób prowadzących swoje JDG na tzw. KPiR czyli książce przychodów i rozchodów. Co do zasady, koszty uzyskania przychodów rozliczają przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym (nie dotyczy tzw. ryczałtowców). W ich przypadku za dzień poniesienia kosztu uznaje się datę wystawienia faktury lub innego dowodu/dokumentu będącego podstawą do zaksięgowania i to bez względu na to czy dany przedsiębiorca opłaci taką fakturę czy też nie – to jest najczęściej wybierana metoda rozliczania kosztów.

A zatem czym jest i dla kogo jest dedykowany tzw. kasowy PIT

W skrócie rzecz ujmując, co opisaliśmy powyżej, obecne przepisy zobowiązują przedsiębiorców i ich księgowych do wykazywania przychodów w dacie dostawy towaru czy wykonania usługi. Nie ma zatem znaczenia, że płatność za nie nastąpiła później niż one same (celowo w naszych rozważaniach pomijamy kwestię odsetek, odszkodowań czy kar umownych, bo one mogły być rozliczane kasowo już przed 1.01.2025 roku). A co do kosztów uzyskania przychodu, to można je rozliczać w dacie wystawienia faktury i to pomimo braku zapłaty. Aby nie komplikować tematu pomijamy tutaj kwestię tzw. ulgi na złe długi. Naszą intencją jest oddanie ducha tzw. kasowego PIT w możliwie najbardziej zrozumiały sposób.

I teraz przechodzimy do sedna. Kasowy PIT umożliwia przedsiębiorcy uzyskiwane przychody wykazywać dopiero w momencie uregulowania należności w całości lub części. Dopiero wtedy powstanie tzw. obowiązek wykazania przychodu. Podobnie jest także z kosztami uzyskania przychodów, które znajdą się w kosztach dopiero po ich całkowitym lub częściowym uregulowaniu.

Kto może skorzystać z kasowego PITu

Ustawodawca w ustawie z dn. 27.09.2024 r. określił, że z kasowego PITu będą mogli skorzystać przedsiębiorcy, którzy spełniają następujące warunki:

• prowadzą działalność samodzielnie (nie wyklucza to zatrudniania pracowników)
• przychody z prowadzonej działalności w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły 1 mln zł. To oznacza, że jeżeli w 2025 roku będziesz rozliczać się na zasadzie kastowego PIT i w jego trakcie przekroczysz 1 mln przychodu, to od następnego roku będziesz musiał(a) zrezygnować z tej formy rozliczania się. 
• dotyczy to przedsiębiorców prowadzących KPiR lub ewidencję przychodów. Nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe (czyli na tzw. pełnej księgowości)
• aby skorzystać z kasowego PITu należy złożyć stosowne oświadczenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego do 20 lutego danego roku podatkowego – to dla przedsiębiorców, którzy kontynuują działalność.
• dla nowych przedsiębiorców rozpoczynających działalność ww. oświadczenie należy złożyć do 20-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności, a jeżeli działalność rozpoczyna się ona w grudniu to do końca roku podatkowego.

Wybór metody kasowej obowiązuje przez rok podatkowy. Jeżeli chcesz z niego zrezygnować w kolejnym roku to ponownie musisz złożyć stosowne oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego. Natomiast wybór kasowego PITu, co do zasady, obowiązuje w kolejnych latach aż do momentu w którym z niego nie zrezygnujesz lub nie spełnisz innych warunków (np. limit przychodów), które powodują, że z kasowego PITu “wypadniesz”.

Z kasowego PITu mogą skorzystać przedsiębiorcy:

• na skali podatkowej
• na podatku liniowym
• na ryczałcie
• korzystający z IP BOX

Kasowy PIT obowiązuje tylko i wyłącznie do udokumentowanych przychodów z transakcji między przedsiębiorcami. Jeżeli sprzedajesz do konsumentów nie prowadzących działalności, to taka sprzedaż będzie musiała być rozliczana na zasadach ogólnych.

Kasowy PIT NIE jest obowiązkowy. To fakultatywna forma rozliczania – możesz z niej skorzystać lub nie. 

Z kasowego PIT nie skorzystają natomiast spółki cywilne i jawne. Nie można go także zastosować do rozliczania przychodów z podmiotem powiązanym i podmiotem z tzw. rajów podatkowych. Ale z premedytacją nie będziemy tych tematów rozwijać. Jeżeli temat cię dotyczy lub interesuje musisz zajrzeć do ustawy… lub skontaktować się z nami!

Moment powstania przychodu w kasowym PITcie

W kasowym PITcie przychód powstaje w dacie uregulowania należności, ale nie później niż w ciągu 2 lat lub likwidacji działalności. Co to oznacza?

Wybrane zagadnienia i przykłady powstawania przychodu w kasowym PITcie

Posłużmy się przykładem hurtowni Pana Tomasza i sprzedaży towaru do nowego kontrahenta z wysyłką części samochodowych kurierem, ale z małą modyfikacją. Nowy kontrahent zamiast całej kwoty za towar ma wpłacić tylko zaliczkę. Załóżmy, że taka zaliczka wpływa na konto firmowe Pana Tomasza w dniu 31.08, a 1.09. Pan Tomasz wysyła kurierem towar. Towar dociera do kontrahenta w dniu 2.09., a 5.09 reguluje on pozostałą część z faktury wystawionej przez Pana Tomasza.

W przypadku memoriałowego rozliczania przychodów zaliczka nie byłaby zaliczona do przychodów do opodatkowania na miesiąc sierpień, a dopiero cała kwota zapłaconej faktury zostałaby zaliczona jako przychód do opodatkowania w miesiącu wrześniu (a właściwie decydowałaby o tym data wystawienia faktury, niezależnie czy pieniądze z pozostałej części faktury wpłynęłyby do Pana Tomka). W metodzie kasowej natomiast wpływ zaliczki w sierpniu oznaczałby, że ta część zostałaby zaliczona do przychodów na sierpień, a pozostała zapłacona kwota do przychodów września.

A co gdyby Pan Tomasz trafił na nieuczciwego kontrahenta i nie otrzymał pozostałej części za fakturę, powiedzmy, że przez następne 2 lata? Otóż zaliczka zostałaby zaliczona do przychodów sierpnia (tak jak w pierwszej wersji), ale pozostała część dopiero po upływie 2 lat od wystawienia faktury. Chyba, że Pan Tomasz wyegzekwował zapłatę wcześniej, wtedy miesiąc jej zapłaty byłby miesiącem, w którym przychód zostałby wykazany. Ale gdyby Pan Tomasz jednak nie wyegzekwował długu i uznał, że nie chce już prowadzić hurtowni i zamknąłby ją np. po upływie 1,5 roku od dnia wystawienia wspomnianej faktury, to musiałby ją wykazać w przychodach na dzień likwidacji działalności i wykazać jako przychód pomimo braku zapłaty. 

Kasowy PIT a sprzedaż środków trwałych

W tym przypadku mamy tzw. “krótką piłkę”, a mianowicie sprzedaż środków trwałych i w ten sposób uzyskane przychody są wyłączone z kasowej metody rozliczania PIT. I tyle.

Zatem sprzedaż np. koparki w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, nawet jeżeli byłaby rozłożona w ratach, będzie ujęta w całości w przychodach miesiąca, w którym wystawiona została faktura sprzedaży.

Kasowy PIT a rozliczenia przychodów w różnych latach podatkowych

Przykład 1.
Przedsiębiorca wybrał kasowy PIT w 2025 roku, ale w 2026 już z niego zrezygnował. Faktury wystawione przez niego w 2025 roku, ale zapłacone dopiero w 2026 będą rozliczane na zasadach kasowego PIT-u, czyli zostaną zaliczone do przychodu dopiero w 2026 roku, w miesiącu, w którym wpłyną na konto przedsiębiorcy. 

Przykład 2.
Przedsiębiorca w 2025 roku nie korzysta z kasowego PIT, ale zamierza z niego skorzystać w 2026. Wszystkie faktury wystawione w 2025 roku (bez względu na to czy zostaną zapłacone w 2026 czy też nie) zostaną rozliczone metodą memoriałową czyli zaliczone do przychodów roku 2025. 

Koszty w kasowym PITcie 

Każdy kij ma dwa końce – tak mawia znane polskie powiedzenie. Jeżeli stosujesz metodą kasową PIT, to obowiązuje ona zarówno co do przychodów jak i kosztów. To oznacza, że w roku podatkowym, w którym rozliczasz się kasowym PIT-em, twoje koszty uzyskania przychodu są zaliczane w koszty w roku (miesiącu), w którym zostały one przez ciebie zapłacone (nie wcześniej niż w dacie poniesienia kosztu rzecz jasna) i w takiej wysokości w jakiej zostały faktycznie zapłacone (np. kolejne raty, zaliczki itp.).

Przykład
Pan Tomasz w swojej hurtowni zamówił bezpośrednio od producenta, w grudniu 2026 r., części do dalszej odsprzedaży. W grudniu tego samego roku otrzymał towar i fakturę zakupu. Ale za tą fakturę zapłacił dopiero w marcu 2027. Jeżeli Pan Tomasz stosuje kasowy PIT, to faktura ta pomniejszy jego przychód dopiero w marcu 2027 roku. 

Uwaga! Wyjątek stanowią odpisy amortyzacyjne, które będą rozliczane w kosztach na dotychczasowych zasadach.   

Podsumowanie

1. Przepisy o tzw. kasowym PITcie zaczęły obowiązywać od 1-ego stycznia 2025 roku. 
2. Kasowy PIT może być stosowany przez węższą grupę podatników niż kasowy VAT (tak, tak! Mamy też kasowy VAT, ale o tym innym razem).
3. Kasowy PIT jest dedykowany przedsiębiorcom prowadzącym jednoosobowe działalności gospodarcze. Jak sama nazwa wskazuje jest to “kasowy PIT”, a nie “kasowy CIT”, zatem nie dotyczy on podmiotów prawa handlowego prowadzących tzw. pełną księgowość czyli księgi rachunkowe.
4. Stosowanie kasowego PITu dotyczy tylko rozliczeń przychodów B2B, czyli między przedsiębiorcami.
5. Jeżeli ty, drogi przedsiębiorco, stosujesz kasowy PIT, to nie ma to wpływu na to w jaki sposób rozlicza się twój kontrahent. Może on stosować metodę memoriałową, czyli twoja faktura będzie twoim przychodem kiedy otrzymasz za nią zapłatę, ale dla twojego kontrahenta będzie ona kosztem w miesiącu jej otrzymania (upraszczając), nawet jeżeli zapłaci za nią dopiero po 3 miesiącach. 
6. Kasowy PIT niestety związany jest z większą ilością pracy ze strony księgowych, którzy są zmuszeni ewidencjonować i monitorować nie tylko dokumenty księgowe same w sobie, ale także zwracać uwagę na momenty, w których będzie następował faktyczny przepływ środków z nich wynikający. To, siłą rzeczy, będzie musiało przełożyć się na nieco większe koszty obsługi księgowej. 

Chcesz sprawdzić czy kasowy PIT w twoim przypadku ma sens? Umów się na konsultację i porozmawiaj z naszymi ekspertami – na pewno znajdziemy rozwiązanie odpowiednie dla Ciebie!