Rachunkowość finansowa a zarządcza, czyli jak nie tracić czasu i nie denerwować księgowej
Rachunkowość finansowa kontra rachunkowość zarządcza – kto jest kim, a właściwie co jest czym i dlaczego czasem mamy wrażenie, że księgowa mówi do nas w obcym języku. Czy naprawdę musisz wiedzieć, co to bilans, a co to budżetowanie? Czy księgowa ma rację, gdy mówi, że Twoje pytania to „nie jej działka”? Dziś o różnicach między tymi dwoma podejściami do finansów. A na deser kilka praktycznych wskazówek, jak te różnice wykorzystać, żeby oszczędzić czas, nerwy i… no właśnie, pieniądze.
Co to jest rachunkowość finansowa?
Zacznijmy od klasyki, czyli rachunkowości finansowej. To ta część finansów, która… szczerze mówiąc, dla większości przedsiębiorców brzmi nudno. Ale nie ma co się oszukiwać – jest absolutnie niezbędna.
Rachunkowość finansowa to system, który pozwala zapanować nad finansami Twojej firmy w sposób zgodny z przepisami. Tak, to te wszystkie bilanse, rachunki zysków i strat oraz przepływy pieniężne. Ale przede wszystkim – to narzędzie stworzone dla urzędów, banków, inwestorów.
Czego oczekuje od nas rachunkowość finansowa?
- Dokładności. Każda złotówka musi być na swoim miejscu. VAT 23% to VAT 23%, a nie „jakoś się to zaokrągli”. Zatem jeżeli widzisz, że Twojej księgowej leci para z uszu, a twarz mieni się wszystkimi odcieniami czerwieni, to wiedz, że zapewne szuka ona jednego grosza na którego nie zgadza jej się bilans. I moja dobra rada: jeżeli w tym czasie przyszła Ci ochota, aby zadać jej jakieś niecierpiące zwłoki pytanie, to… lepiej rozchodź to – dla własnego bezpieczeństwa 😉
- Terminowości. Spóźnione faktury to frustracja księgowej, a czasem – mandaty.
- Zgodności z przepisami. Jeśli chcesz uniknąć kłopotów z urzędem skarbowym, trzymaj się wytycznych. Tu wszystko ma być zgodne z prawem, uporządkowane i czytelne.
Pamiętaj: rachunkowość finansowa to trochę jak dokumentacja w medycynie. Nikt jej nie czyta dla rozrywki, ale bez niej – ani rusz.
A co z rachunkowością zarządczą?
Teraz przejdźmy do tego, co interesuje nas najbardziej – rachunkowości zarządczej. To zupełnie inny świat. W skrócie: rachunkowość zarządcza to finanse dla nas, przedsiębiorców. To nie jest coś, co musisz robić dla urzędów. To jest coś, co robisz dla siebie.
Jej główne zadanie? Pomóc Ci podejmować lepsze decyzje biznesowe. I tu zaczyna się zabawa, bo rachunkowość zarządcza nie trzyma się sztywnych reguł. Wszystko zależy od tego, co Cię interesuje i co chcesz mierzyć np.
- Ile kosztuje wyprodukowanie jednego egzemplarza Twojego produktu?
- Jaka jest rentowność poszczególnych klientów czy projektów? Na których zarabiasz, na których jesteś na zero, a do których dokładasz?.
- Czy warto inwestować w nową linię produktów, czy lepiej skupić się na optymalizacji kosztów?
Rachunkowość zarządcza to Twój finansowy GPS. Pozwala Ci spojrzeć na to, gdzie jesteś i zaplanować, dokąd chcesz iść.
Jakie są Kluczowe różnice między rachunkowością finansową a zarządczą?
Co odróżnia te dwa podejścia?
Spójrzmy na kilka konkretów:
- Cel i odbiorca:
- Rachunkowość finansowa to raportowanie głównie dla interesariuszy zewnętrznych – urzędów, banków i inwestorów. Oczywiście mądry właściciel czy menadżer z bilansu czy rachunku zysku i strat wyciągnie dane np. dotyczące rentowności jego sprzedaży, płynności czy zaprognozuje prawdopodobieństwo bankructwa, ale co do zasady rachunkowość finansowa jest tak sformalizowana właśnie dlatego, żeby wszyscy, którzy czytają raporty dla niej dedykowane, mieli taką samą bazę do jej interpretacji.
- A rachunkowość zarządcza to analiza dla Ciebie – właściciela, menedżera i innych interesariuszy wewnętrznych np. czasami dla Rady nadzorczej.
- Czas:
- Rachunkowość finansowa patrzy na przeszłość – co się wydarzyło w ostatnim roku, kwartale, miesiącu. To swoiste zdjęcie naszej firmy w konkretnym momencie w przeszłości.
- Rachunkowość zarządcza raczej służy do tego, aby patrzeć w przyszłość – co się wydarzy, jeśli podniesiesz ceny lub zmienisz strategię marketingową?
- Format:
- W rachunkowości finansowej wszystko musi być zgodne z przepisami i standardami księgowymi.
- W zarządczej format danych zależy od Ciebie – raport może być w Excelu, dedykowanym programie albo… na serwetce.
Dlaczego te różnice są ważne?
Często słyszę o tym, jak przedsiębiorcy próbują „wycisnąć” z raportów finansowych odpowiedzi na pytania zarządcze. I co się dzieje? Albo się frustrują, że dane są „nie takie”, albo… frustrują księgową.
Przykład: przychodzi przedsiębiorca do księgowej i mówi:
– Ile zarabiam na jednym kliencie?
A księgowa odpowiada:
– Nie wiem, tego nie ma w bilansie.
Znasz to skądś? Coś mi mówi, że tak.
I wiesz co? Ona ma rację. Bo rachunkowość finansowa nie jest od takich pytań.
Jak połączyć oba podejścia?
Więc co robić? Jak nie tracić czasu i nie denerwować księgowej? Kilka praktycznych rad:
- Zrozum różnicę.
Nie oczekuj od księgowej raportów zarządczych, jeśli jej głównym zadaniem jest raportowanie do urzędów. Wyobraź sobie, że prosisz kucharza w restauracji o zrobienie Ci doskonałego risotto, a potem dodajesz: „A przy okazji, możesz naprawić mi samochód?”. Może i by się udało, ale czy na pewno wsiadłbyś z rodziną do samochodu naprawianego przez kucharza? - Zadbaj o komunikację.
Powiedz księgowej, czego potrzebujesz i jakiej analizy oczekujesz. Jeśli tego nie zrobi, znajdź analityka finansowego, doradcę lub np. zewnętrznego dyrektora finansowego, który Ci pomoże. - Zainwestuj w narzędzia.
Dobre oprogramowanie może zintegrować dane finansowe z zarządczymi i oszczędzić mnóstwo czasu. W większości przypadków wystarczy stary, poczciwy excel, ale są na rynku dostępne narzędzia, które agregują dane i ułatwiają ich interpretacje. - Pracuj na wskaźnikach i danych zarządczych
Budżet, prognoza cashf flow, rentowność, koszt na jednostkę – te dane i wskaźniki mogą być Twoimi najlepszymi przyjaciółmi. Będę o nich mówił bardziej szczegółowo w innych odcinkach.
Na koniec pamiętaj: rachunkowość finansowa i zarządcza to nie rywale. To dwie strony tej samej monety, które razem pozwalają Ci lepiej prowadzić biznes.
Nie musisz być ekspertem w obu dziedzinach, ale warto znać różnice i wiedzieć, kogo poprosić o pomoc. A jeśli czujesz się zagubiony, zacznij od małych kroków np. od sprawdzenia, jakie raporty masz już obecnie dostępne, sprawdź czy możesz z nich wyciągnąć wnioski na temat swojej firmy, a potem zapytaj siebie, co jeszcze chcesz wiedzieć o swojej firmie. Na końcu znajdź sposób, żeby to zmierzyć.
A jeżeli dalej nie wiesz co chcesz mierzyć w swoim biznesie, to na początek, aby było taniej, znajdź firmę, która świadczy usługę zewnętrznego dyrektora finansowego i pogadaj z jej ekspertami. Z pewnością podpowiedzą Ci jaki zestaw wskaźników warto byłoby dobrać do Twojego biznesu. Tylko pamiętaj, aby tu też nie przesadzić z ich ilością – w prostocie siła.
Posłuchaj ten odcinek podcastu tutaj.
