2 mar. 2025

Wskaźniki i narzędzia finansowe w biznesie, które musisz znać

Cztery rodzaje narzędzi lub wskaźników, które warto lub wręcz trzeba mieć lub mierzyć w swoim biznesie, aby świadomie nim zarządzać.

Jak rozwijam temat finansów w podcaście?

Podcast „o finansach i biznesie przy kawie” jest miejscem, gdzie w przystępny sposób omawiam kwestie związane z finansami w firmach. W każdym odcinku staram się pogłębiać temat, przechodząc od ogólnych zasad do szczegółowych narzędzi, które pomagają w codziennym zarządzaniu biznesem. Dziś będziemy rozmawiać o czterech narzędziach finansowych, które uważam za niezbędne w każdej firmie.

Jeżeli jesteś ze mną od samego początku powstania podcastu i przesłuchałeś wszystkie poprzednie odcinki, to zapewne już się zorientowałeś, że staram się budować ten podcast na zasadzie lejka i w każdym kolejnym odcinku pogłębiać nieco tematy, które pojawiły się w już omawianych do tej pory zagadnieniach. Trochę na zasadzie od ogółu do szczegółu. Zależy mi na tym, aby mali przedsiębiorcy, do których przede wszystkim jest dedykowany ten podcast, otrzymali swego rodzaju przewodnik po finansach firmowych i wybranych aspektach prowadzenia biznesu. Wszystko po to, aby ułatwić im budowanie biznesu i zwiększyć świadomość tego w jaki sposób swoją firmę prowadzą i nią zarządzają.

Controlling – kontrola finansów na co dzień

Do tej pory mówiłem już w pierwszym odcinku podcastu o różnicach między firmą, która jest biznesem a miejscem pracy, o motywacjach i konsekwencjach prowadzenia i skalowania biznesu – w odcinku 2, w trzecim odcinku o różnicach między rachunkowością finansową a zarządczą, a w odcinku 4 wyodrębniliśmy sobie 4 obszary finansowe, o które warto zadbać w niemal w każdej firmie: doradztwo podatkowe, księgowość, treasury i controlling. Śmiało można powiedzieć, że księgowość, a także doradztwo podatkowe (przynajmniej częściowo, jeżeli przyjmiemy, że doradca podatkowy może być księgowym) zalicza się do rachunkowości finansowej, a treasury i szczególnie controlling do rachunkowości zarządczej. Dzisiaj natomiast zejdziemy o szczebel niżej w naszym lejku finansów firmowych i zaczniemy rozkładać na czynniki pierwsze controlling.

Controlling to obszar finansów, który ma na celu wspieranie decyzji biznesowych przez monitorowanie, analizowanie i raportowanie danych finansowych. Zejdziemy o poziom niżej i zaczniemy rozkładać ten temat na czynniki pierwsze. Dobre zarządzanie controllingiem to podstawa w każdej firmie, a jego narzędzia są tym, co pomaga przedsiębiorcom w kontrolowaniu finansów na co dzień.

Budżet, czyli plan finansowy biznesu

Dobre zarządzanie finansami i operacjami firmy to nie tylko patrzenie na konto bankowe i liczenie, ile zostało na koniec miesiąca. To systematyczne mierzenie kluczowych wskaźników oraz posiadanie narzędzi finansowych, które pokazują, czy biznes idzie w dobrym kierunku. Bazując na obserwacjach rozwiązań finansowych klientów cafeFinance i dołączając do tego własne doświadczenie mam taki pomysł, nieco autorski, aby zadania, wskaźniki i narzędzia controllingowe realizowane w firmie podzielić na dwie główne grupy. Pierwsza grupa wskaźników i narzędzi to tzw. must have, czyli musisz je mieć i do nich zaliczyłbym budżet oraz cashflow management czyli zarządzanie przepływami pieniężnymi, a druga grupa to nice to have (czyli w wolnym tłumaczeniu dobrze byłoby mieć) do której zaliczyłbym okresowe (głównie roczne, ale w niektórych przypadkach częstsze) wskaźniki finansowe oraz wskaźniki procesowe i operacyjne.

Dlaczego budżet to absolutny must-have?

Budżet to fundament, absolutny must have w firmie, to baza baz, podstawa podstaw. Nie prowadzić w firmie budżetu to jak wyjść z domu na 30 stopniowy mróz bez spodni, bluzy, butów, czapki i szalika, czyli na golasa. I nawet jeżeli jesteś morsem i fanem zimna, to przyznasz, że jest ryzyko iż w dłuższej perspektywie takie zachowanie nie skończyłoby się dla ciebie najlepiej. A biznes to przecież raczej gra długoterminowa. I może przez miesiąc lub 6 nic się nie stanie kiedy nie będziesz go prowadził, ale w perspektywie paru lat jego brak może w skrajnym scenariuszu doprowadzić do upadku firmy, a w najlepszym spowodować, że wynik finansowy twojej firmy nie jest tak dobry jak mógłby być gdybyś lepiej kontrolował swoje finanse. Wiem, wiem, może to trochę odjechany przykład z tym golasem na mrozie, ale pamiętaj, że słuchasz finansowego freak’a więc… poproszę o odrobinę tolerancji 😉

Czym jest budżet i jak go tworzyć?

Czym zatem jest budżet: pokazuje, jakie są prognozowane przychody, koszty i wynikające z nich zyski lub straty. W każdej z tych kategorii możesz zastosować odpowiednie dla twojego biznesu podziały np. przychody wg segmentów klientów, rodzajów usług itd. Koszty w podziale na administracyjne, marketingu, sprzedaży, wynagrodzenia, stałe, zmienne itd. Pamiętaj, że budżet jest narzędziem controllingu, a ten jest elementem rachunkowości zarządczej, czyli tej rachunkowości, w której narzędzi i rozwiązania są tworzone dla ciebie i na twoje potrzeby. Mogą wyglądać jak chcesz i nazywać się jak uznasz za stosowne. To nie jest bilans czy rachunek przepływów, który musi być sporządzony wg ustawy o rachunkowości. Więcej na ten temat mówiłem w 3 odcinku podcastu dotyczącym różnicy między rachunkowością finansową a zarządczą.

Przykłady budżetowania w różnych branżach

Wszystkie pozycje przychodowe i kosztowe są w takim budżecie ważne, ale zapewne prowadząc dany rodzaj biznesu zwrócisz szczególną uwagę na pewne kategorie charakterystyczne dla twojej branży. I tak dla przykładu prowadząc:

E-commerce – istotne będzie np. planowanie kosztów marketingu, ewentualnego magazynowania jeżeli nie działasz na zasadzie dropshippingu, no i ewentualnych zwrotów.
Agencja reklamowa – budżetowanie wynagrodzeń, koszty subskrypcji narzędzi.
Producent elektroniki – przewidywanie kosztów surowców, produkcji, a w tle być może działania R&D czyli badań i rozwoju.
Kopalnia kruszyw – planowanie kosztów zakupu i utrzymania maszyn oraz transportu
Klub sportowy – budżet na pensje zawodników i sztabu czy utrzymanie stadionu lub hali oraz koszty marketingu.
Startup technologiczny – rozpisanie kosztów developmentu, serwerów czy pozyskania użytkowników.

Cashflow management – gdzie są pieniądze?

Cashflow management – czyli “gdzie są piniondze za las?” parafrazując słynną rozmowę, sprzed kilkunastu już lat, pewnej starszej pani o tym gdzie się podziały jej pieniądze, a której fragmenty można znaleźć na YouTube.

Zysk na papierze to jedno, ale czy masz gotówkę wtedy, gdy jej potrzebujesz? Cashflow management czyli zarządzanie przepływami pieniężnymi to zarządzanie realnymi wpływami i wydatkami w danym czasie. Efektem dobrze prowadzonego cashflowe managmentu jest ciągłe i nieprzerwane zachowanie płynności finansowej w firmie, czyli brak sytuacji, w której dzwonisz do swojego kontrahenta i prosisz o cierpliwość, bo nie masz z czego zapłacić mu za fakturę.

Płynność finansowa a rachunek przepływów

Mówiąc o zarządzaniu przepływami finansowymi nie mam tu na myśli rachunku przepływów pieniężnych, który stanowi element sprawozdania finansowego w spółkach (i to też nie we wszystkich), ale o zarządzaniu wpływami i wydatkami i to bez względu na podział dotyczący źródła ich pochodzenia. To ważne, aby zrozumieć różnicę, bo dla księgowych cashflow będzie czym innym niż dla przedsiębiorców. Kiedy rozmawiam z księgowymi lub nawet dyrektorami finansowymi, to pod hasłem cashflow większość z nich rozumiem właśnie rachunek przepływów pieniężnych będący elementem sprawozdania finansowego. A kiedy rozmawiam z przedsiębiorcami, to czasem słyszę, że im “się cashflow nie spina”. I kiedy dopytuję co mają na myśli, to mówią, że właśnie brakło im w tym miesiącu pieniędzy. A w tym samym czasie ich księgowi lub analitycy finansowi mówią: z preliminarza płatności wynika że stracimy w tym miesiącu płynność finansową. Zwracam na to uwagę, bo jest to przykład na to, aby dyskusję o finansach sprowadzać do wspólnego mianownika i badać co autor ma na myśli, aby nie okazało się, że rozmawiamy przez kwadrans o jakimś aspekcie finansów, a na końcu okazuje się, że każdy z nas miał tak naprawdę co innego na myśli.

Zatem reasumując: cashflow management to zarządzanie realnym przepływem gotówki, której efektem powinno być pilnowanie, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której firma „zarabia” na papierze, ale nie ma środków na bieżące działanie.

Najważniejsze elementy zarządzania cashflow

Przykłady istotnych elementów na które trzeba zwrócić uwagę realizując cashflow management w naszych przykładowych firmach:

E-commerce – klienci płacą od razu lub z kilkudniowym opóźnieniem, ale dostawcom często trzeba płacić wcześniej za zamówiony do magazynu towar (o ile nie działamy we wspomnianym już wcześniej modelu dropshippingu, bo w tym przypadku wygląda to inaczej). Innymi słowy ważne będzie w takiej działalności pilnowanie cyklu gotówkowego.
Agencja reklamowa – klienci płacą po 60-90 dniach lub za efekty działań reklamowych, a wynagrodzenia zespołu wypłaca się co miesiąc.
Producent elektroniki – duże wydatki na produkcję (w tym np. zakup surowców) często są realizowane przed pierwszymi wpływami ze sprzedaży. I to nawet przy zastosowaniu kredytów kupieckich u dostawców surowców.
Kopalnia kruszyw – wydobycie jest kosztowne i często wymaga ponoszenia kosztów na bieżąco np. paliwo do maszyn (choć przy dużych wolumenach można zorganizować sobie kredyt kupiecki) lub koszty napraw czy koszty serwisowe kruszarek, wozideł itd. Do tego występuje sezonowość, bo w tej branży często w miesiącach grudzień – styczeń budowy stoją, a w samych kopalniach są to miesiące planowych, grubszych akcji serwisowych i przygotowania sprzętu na pełnię sezonu. Z drugiej strony klienci kopalni kruszyw często płacą z opóźnieniem i to dużym, szczególnie kiedy mówimy o kontraktach na budowę dróg.
Klub sportowy – przychody np. z dnia meczowego i transmisji są nieregularne (często także sezonowe), a pensje zawodników i sztabu są stałe i comiesięczne.
Startup technologiczny – wysokie koszty rozwoju lub stworzenia MVP, a przychody pojawiają się później lub… wcale, ale to już historia na inną opowieść

Okresowe (roczne) wskaźniki finansowe czyli kondycja firmy w liczbach

To w skrócie mówiąc te twarde dane, które mówią, czy biznes jest zdrowy i opłacalny. Dotyczy on i jest głównie mierzony dla spółek na tzw pełnej księgowości czyli prowadzących księgi rachunkowe. W ramach tych wskaźników możemy wyróżnić kilka grup wskaźników, a w ramach tych grup całą gamę konkretnych, mierzalnych wskaźników. Z pewnością przygotuję osobny odcinek mówiący bardziej szczegółowo o tych wskaźnikach, ale w tym momencie chciałbym dokonać ich podstawowego podziału. A zatem w ramach okresowych (najczęściej mierzonych raz do roku) wskaźników finansowych wyróżniamy 5, a właściwie 6 grup wskaźników:

Wskaźniki płynności, czyli mówiąc ogólnie, w jakim stopniu firma jest w stanie pokryć swoje zobowiązania
Wskaźniki zadłużenia – pokazujące zadłużenie firmy i sposób finansowania jej działalności
Wskaźniki sprawności działania – czyli jak sprawnie działa firma np. wskaźnik rotacji zapasów, rotacji należności, rotacji zobowiązań.
Wskaźniki rentowności – czyli jak zyskowna jest nasza firma
Wskaźniki ogólnej sytuacji finansowej – opisujące strukturę majątku naszej firmy, w tym np. liczące tzw. złotą zasadę finansowania
Modele predykcji bankructwa – dla pasjonatów finansowych szachów. Warto na nie patrzeć, ale ze świadomością niedoskonałości jakie za nimi stoją.

W przypadku tych wskaźników nie będę podawał typowych wskaźników dla naszych przykładowych branż e-commerce, kopalni kruszyw, bo właściwie w każdej z nich – jeżeli jest spółką na pełnej księgowości – te wskaźniki jesteśmy w stanie wyliczyć i odnieść np. do średniej wartości w danej branży lub wręcz porównać z bezpośrednią konkurencją. I dla każdej z nich kluczowe będą inne wskaźniki, ale jeżeli już miałbym się pokusić o wskazanie tych kilku najistotniejszych to wskazałbym te z grupy wskaźników rentowności i płynności oraz zadłużenia czyli np.

ROS – Rentowność Sprzedaży
Guick i cash ratio – czyli wskaźniki pokrycia zobowiązań aktywami płynnymi i środkami pieniężnymi
Marża brutto i netto
ROE, ROA – czy kapitał jest dobrze wykorzystywany, czy
Wskaźnik zadłużenia krótkoterminowego

Dlaczego są one ważne? Bo pokazują one, nie tylko czy firma się rozwija i generuje wartość, czy także to czy przetrwa i jest bezpieczna.

Wskaźniki operacyjne i procesowe czyli jak efektywnie działa firma?

Nie tylko opisane przed chwilą okresowe wskaźnik finansowe są ważne – w biznesie liczy się też jakość, wydajność i szybkość procesów. Do ich mierzenia służą wskaźniki operacyjne i procesowe. To ten rodzaj wskaźników, których regularna kontrola sprawia, że biznes działa dobrze i/lub coraz sprawniej. Idealnym rozwiązaniem jest sytuacja, w której przygotowanie takiego dedykowanego dla danego biznesu zestawienia wskaźników jest poprzedzone tzw. zmapowaniem procesów, czyli przejrzeniem wszystkich działań, zadań i sposobu ich realizacji, jak nie we wszystkich, to przynajmniej w kluczowych obszarach działania naszej firmy. Uzbrojeni w taką wiedzę możemy przygotować rozwiązania liczbowe w zmapowanych obszarach, które wg nas będą dla nas najbardziej pożądane i efektywne. Podam przykład: jeżeli przejrzeliśmy proces reklamacyjny w naszej firmie i ustaliliśmy, że w naszym dziale reklamacji powinniśmy rozwiązywać 8 na 10 reklamacji już przy pierwszym kontakcie klienta z naszą infolinią, bo to przekłada się na lepsze wskaźniki zadowolenia naszego klienta z obsługi i lepszą ocenę w opiniach klientów na googlu, to mierzenia tego wskaźnika w okresach np. miesięcznych i sprawdzanie czy trzymamy się wskaźnika 80% pozytywnie załatwianych reklamacji podczas pierwszej rozmowy, ma olbrzymi sens.

A teraz inne przykłady wskaźników operacyjnych i procesowych dla wybranych przez nas branż:

E-commerce – wskaźnik konwersji na stronie, średni czas dostawy.
Agencja reklamowa – średni czas realizacji projektu, czy np. NPS tj. net promoter score poziom satysfakcji i lojalności klienta
Producent elektroniki – odrzuty w produkcji, czas wprowadzenia nowego produktu na rynek.
Kopalnia kruszyw – wydajność wydobycia na godzinę, czt wskaźnik awaryjności maszyn.
Klub sportowy – jaki procent przychodów stanowią wydatki na pensje zawodników i sztaabu lub np. średnia liczba widzów na meczach albo tzw ROI z działań marketingowych, czyli mierzenie skuteczność akcji marketingowych.
w startupie technologicznym – istotny może być czas wdrażania nowych funkcji albo wskaźnik aktywności użytkowników (DAU/MAU, czyli daily active users lub monthly active users).

Dlaczego to mierzenie wskaźników operacyjnych i procesowych jest ważne? Odpowiedź jest krótka: bo nawet jeśli firma jest rentowna, ale działa nieefektywnie, to traci pieniądze i czas. Czy potrzeba lepszej motywacji, aby przyjrzeć się tym wskaźnikom bliżej? Wg mnie nie.

Mam w planach nagrać odrębny odcinek na temat wskaźników procesowych i operacyjnych wraz z pokazaniem przykładowych matryc dla takich wskaźników i z wykazem około 150 wskaźników, które można mierzyć w poszczególnych obszarach firmowych od HR po aspekty ochrony środowiska. Jeżeli tylko uznasz to za stosowne, to wybierzesz sobie z tego to, co najbardziej pasuje do twojego biznesu.

Czas na krótkie podsumowanie tego dlaczego te cztery grupy wskaźników są kluczowe?

Budżet – bo tu planujesz, gdzie i jak wydać pieniądze. Planujesz też swój wynik finansowy na koniec roku. To narzędzie z którego korzystasz przynajmniej raz na miesiąc.
Cashflow Management – kontrolujesz, czy masz środki na bieżące wydatki. Ja używam go raz na tydzień, ale myślę, że podobnie jak budżet przyjrzenie się przepływom raz w miesiącu to zdrowe minimium.
Okresowe wskaźniki finansowe – oceniasz, czy firma rośnie, zarabia i jest bezpieczna. Te wskaźniki zazwyczaj są wskaźnikami, które sprawdzane są raz do roku, ale niektóre z nich, w niektórych branżach warto badać częściej.
Wskaźniki operacyjne i procesowe – sprawdzasz, czy biznes działa sprawnie. Tutaj częstotliwość zależy od branży, skali biznesu i danego obszaru i każdy właściciel powinien sam zdecydować jak często chce je badać. Niektóre z nich mogą być badane nawet codziennie. Ty decydujesz!

Czy bez tych danych możesz prowadzić firmę? Oczywiście. Znam takich, dla których jedyną miarą jest ilość pieniędzy na rachunku firmowym. Ale jeśli chcesz rozwijać swój biznes, spać spokojnie, mieć poczucie większej kontroli nad finansami firmowymi, a przede wszystkim PODEJMOWAĆ LEPSZE I BARDZIEJ ŚWIADOME DECYZJE FINANSOWE, to bezwzględnie warto regularnie mierzyć i kontrolować swój biznes. Budżet i cashflow management to, wg mnie, podstawy higieny finansowej w każdej firmie i must have dla każdego świadomego przedsiębiorcy i manadżera. A mierzenie okresowych wskaźników finansowych oraz wybranych wskaźników operacyjnych i procesowych, to elementy wspomagające ciągłe usprawnianie działania swojego biznesu. Kiedy je zaczynasz mierzyć można śmiało powiedzieć, że w swojej firmie przechodzisz od wersji “wydaje mi się” do wersji “wiem”.

Tyle w tym odcinku. Przybliżyłem Ci nieco to w jaki sposób ja patrzę na mierzenie firmowych finansów i ich praktyczny podział na różne obszary. Staram się patrzeć na nie okiem przedsiębiorcy, czyli tej osoby, która przede wszystkich chce wykorzystywać narzędzia finansowe w praktyczny sposób, mający pomagać prowadzić firmę i przybliżać ją do lepszych decyzji finansowych i biznesowych. Jestem raczej daleki od naukowych dywagacji na temat finansów i przeważnie nie trzymam się też akademickiego spojrzenia na nie, ich nomenklaturę czy książkowe podziały. Mam nadzieję, że taka wersja finansowej optyki ci odpowiada. Jeżeli tak, to już zapraszam cię na następny odcinek, w którym pokażę ci (tak, tak – to będzie wersja wideo ;-), przykład prowadzenia budżetu i to w wersji cashflow, czyli 2 w jednym. Pozostań czujny!