Współpraca Spółki z o.o. z Centrum Usług Księgowych (AOC)
Dynamiczny rozwój oraz rosnąca liczba klientów firmy z branży telekomunikacyjnej, hotelowo-gastronomicznej i wynajmu mieszkań, wymusiły potrzebę usprawnienia procesów księgowych i administracyjnych. Przedsiębiorstwo zdecydowało się na współpracę z Zewnętrznym Centrum Usług Księgowych (AOC) w celu optymalizacji tych procesów i zapewnienia lepszej kontroli finansowej.
Przed Współpracą: Najczęściej Popełniane Błędy Księgowe przez Spółki
Przed nawiązaniem współpracy z Cafe Finance, przedsiębiorstwo borykało się z kilkoma kluczowymi problemami:
- Ręczny, papierowy obieg dokumentów: Dokumenty były przesyłane i przetwarzane w formie papierowej, co powodowało opóźnienia i błędy.
- Brak wiedzy na temat wskaźników finansowych i operacyjnych: Firma nie miała jasnych wytycznych dotyczących tego, co i jak mierzyć, aby monitorować swoje finanse i operacje.
- Brak budżetu: Przedsiębiorstwo nie posiadało opracowanego budżetu, co utrudniało planowanie finansowe.
- Brak osoby dedykowanej do opieki nad aspektami finansowo-administracyjnymi: Brakowało pracownika odpowiedzialnego za finanse i administrację, co prowadziło do chaosu w tych obszarach.
- Problem integracji danych w systemach: Każdy rodzaj działalności wymaga różnych programów IT dedykowanych do obsługi tejże działalności.
Wdrożone Rozwiązania: Współpraca z Zewnętrznym Centrum Usług Księgowych
Współpraca z Zewnętrznym Centrum Usług Księgowych przyniosła znaczące zmiany i usprawnienia w funkcjonowaniu Spółki:
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów:
- Zespół Cafe Finance wprowadził system elektronicznego obiegu dokumentów. Zamiast papierowych dokumentów, firma zaczęła korzystać z elektronicznego systemu, co przyspieszyło procesy i zredukowało błędy.
- Zarekomendowaliśmy udostępnienie programu księgowego dedykowanym osobom: Pracownicy firmy zaczęli wprowadzać dokumenty bezpośrednio do systemu, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania danych przez księgową.
- Pokazaliśmy możliwość bezpośredniego podglądu faktur przez Zarząd: Zarząd zyskał dostęp do elektronicznego systemu, co umożliwiło szybki i łatwy dostęp do zaksięgowanych faktur bez konieczności przeszukiwania segregatorów.
Optymalizacja procesów księgowych
- Uproszczenie procesu wystawiania faktur: Wdrożenie funkcji cyklicznych faktur pozwoliło na automatyzację tego procesu, co zmniejszyło ilość pracy ręcznej i zminimalizowało ryzyko błędów.
Monitorowanie wskaźników finansowych i operacyjnych:
- Opracowanie matrycy wskaźników: We współpracy z Centrum Usług Księgowych, przedsiębiorstwo opracowało matrycę wskaźników finansowych i operacyjnych, które pozwoliły na regularne monitorowanie przychodów i kosztów. Wykonywane raz w miesiącu raporty pozwalają na bieżąco śledzić kondycję finansową firmy i podejmować odpowiednie działania korygujące.
Budżetowanie i planowanie finansowe:
- Przygotowanie zaawansowanego budżetu: Outsourcing księgowy pozwolił na opracowanie szczegółowego budżetu, który pomaga w planowaniu finansowym i zarządzaniu zasobami.
Zatrudnienie dedykowanej osoby do spraw finansowo-administracyjnych:
- Zatrudnienie specjalisty: Spółka zatrudniła osobę odpowiedzialną za finanse i administrację, która zapewnia porządek w tych obszarach oraz właściwą komunikację z Centrum Usług Księgowych i Kadrowo-Płacowych (AOC).
Rezultaty i Korzyści ze współpracy z Zewnętrzną Księgowością dla Spółek
Wdrożenie powyższych rozwiązań przyniosło szereg korzyści:
- Zwiększenie efektywności pracy: Elektroniczny obieg dokumentów i uproszczone procesy księgowe przyspieszyły pracę i zredukowały liczbę błędów.
- Lepsza kontrola finansowa: Regularne monitorowanie wskaźników finansowych i operacyjnych oraz zaawansowany budżet pozwalają na lepsze zarządzanie finansami firmy.
- Poprawa komunikacji wewnętrznej: Dostęp zarządu do systemu księgowego oraz dedykowana osoba do spraw finansowo-administracyjnych zapewniają lepszą komunikację i koordynację działań.
- Optymalizacja zasobów: Automatyzacja procesów i jasne wytyczne finansowe pozwalają na lepsze wykorzystanie zasobów firmy.
Współpraca Spółki z Cafe Finance przyniosła liczne korzyści i usprawnienia w zarządzaniu finansami i administracją. Przejście na elektroniczny obieg dokumentów, opracowanie matrycy wskaźników finansowych, wdrożenie zaawansowanego budżetu oraz zatrudnienie dedykowanego specjalisty znacząco poprawiły efektywność i kontrolę nad finansami firmy, umożliwiając dalszy rozwój i osiąganie celów biznesowych.
Chcesz sprawdzić jak możemy pomóc uporządkować sprawy księgowe i kadrowo-płacowe w Twojej firmie? Napisz do nas lub umów się na bezpłatną konsultację!
